前導文章：點水刃木：EXCEL會計信息系統設計與應用(四)綜合實訓1及參考答案

前面啰嗦幾句：1、按本文做完，一套EXCEL做的會計信息管理系統就有雛形了

2、本文的文字不多，但是做起來卻很不容易，我提供了基礎文件及做好的文件大家參考

預備知識

在前面的EXCEL會計信息系統設計與應用(三)記賬憑證中，提到循環記賬的五個主要步驟。第1步、第2步的工作往往由人手完成，第3步工作（填制記賬憑證）是信息化工作的起點，我們將記賬憑證的信息進行提取并格式化（轉化為二維表），并錄入到數據庫中。對于本系統而言，記賬憑證匯總表就相當于一個數據庫表。會計科目和會計等式是對數據如何分類進行規范，而會計分錄則是對（從原始憑證）收集到的數據進行分類的工作，然后記賬憑證的填寫則是將分類好的數據進行登記的工作。換言之，在記賬憑證填寫完畢后，經濟業務的原始的數據就已經分類處理完畢。在原始數據分類處理好以后，各類賬（總賬、明細賬等）和報表，均在這些數據基礎上進行加工處理產生的。換言之，只要記賬憑證整理好，無論是賬還是報表，都可以由計算機生成的。

接下來我們在前面的基礎上用Excel完成最常用的賬表之一------科目匯總表。所謂科目總賬就是將所有會計科目的期初數、期間借方發生額、期間貸方發生額以及余額做一個總體的列示。科目匯總表還有很多習慣上的名稱，科目總表、科目余額明細表、待試算平衡表等等，五花八門，有時候會計上的紛亂的名稱更使初學者迷亂，讀者先跟著本文思路做，做完了就理解這其中的數據的來龍去脈了。

為讀者更好理解，這里提供一份帶有基礎數據的練習表，請讀者下載下來進行練習。

zzxt(科目匯總表練習).xlsx

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這里提供一份完成的樣表供讀者參考。

zzxt.xlsx

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5.1 設計思路

在傳統編制報表的工作中，會計人員需將所有科目的期初數以及期末數整理好，作為報表的底稿，然后在底稿的基礎上編制各報表，常見的報表為資產負債表、利潤表、現金流量表三大報表，當然，也可以根據實際的需要編制各類特殊的報表。但無論是什么報表，各賬戶的期初余額、借貸方向的發生額以及期末余額是必須先整理好的，科目匯總表就是這么一份基礎報表，為其他報表提供基礎數據。

我們可以考慮先設計一張表格，類似于手工賬的報表底表，包含了各賬戶（各科目）的期初余額以及期末余額，數據由系統自動產生，然后再根據這張底表設計各種報表。

5.2任務過程

5.2.1 建立科目匯總表

新建一張空表，命名為科目匯總表，表頭如圖5-1所示。

表頭的設計

圖5-1

5.2.2 將會計科目表中的信息引用過來

對比科目匯總表與前面設計的會計科目表，可以看到科目代碼、科目名稱、余額方向、科目級別、是否明細、明細科目、期初余額這幾列其實是一樣的，為了保證兩個表格間數據的一致性，將這些列的數據直接引用過來就可以了。

設置目標列A~G列（從科目代碼列到期初余額列）設置目標單元格A~G各列從第二行開始的單元格（也即除了表頭外的所有單元格）任務要求：在科目匯總表的將會計科目表中A～G的數據都直接引用過來，效果如下小圖。任務說明科目匯總表主要用于匯總各科目的期初及期末余額，所以須從會計科目表中引用數據，當會計科目表因為各種原因發生變化的時候，科目匯總表也能及時更新。從會計科目表引入數據

5.2.3 設置借方發生列

設置目標列H列設置目標單元格I列從第二行開始的單元格任務要求：在H2單元格中輸入公式：=IF(E2="否",SUMIF(A:A,A2&"??",H:H),SUMIF(記賬憑證匯總表!G:G,科目匯總表!F2,記賬憑證匯總表!H:H))效果如下小圖：H3及H3以下的單元格用向下自動填充即可。任務說明在計算借方發生列的時候，有兩種情況：1、如果該科目是明細科目，則所發生的數據記錄均存在于記賬憑證匯總表中。（記得我們講過，這表相當于一張數據庫表嗎？）2．如果該科目不是明細科目，則從本列中相應的明細科目中匯總數據。在借方發生列輸入公式計算的邏輯

5.2.4設置貸方發生列

設置目標列I列設置目標單元格I列從第二行開始的單元格任務要求：在I2單元格中輸入公式：=IF(E2="否",SUMIF(A:A,A2&"??",I:I),SUMIF(記賬憑證匯總表!G:G,科目匯總表!F2,記賬憑證匯總表!I:I))效果如下小圖：I3及I3以下的單元格用向下自動填充即可。任務說明原理與前面的借方發生列是一致的，請注意函數取數的數據來源在貸方發生列輸入公式

5.2.5設置期末余額

設置目標列J列設置目標單元格J列從第二行開始的單元格任務要求：在J2單元格中輸入公式：=IF(C2="借",G2+H2-I2,G2+I2-H2)效果如下小圖：I3及I3以下的單元格用向下自動填充即可。任務說明這個公式包含一個很基本的會計等式的原理，請參考前文的預備知識部分內容：當科目屬性為借，表示借記表示增加，貸記表示減少當科目屬性為貸，表示貸記表示增加，借記表示減少余額的計算

5.2.6期末余額的借貸平衡檢驗

設置目標列在科目匯總表中某空白位置(例L、M列)設置目標單元格在J、K列選取兩個相鄰的單元格（示例為M2和M3單元格）任務要求：1、在兩個單元格分別輸入以下公式：=SUMIFS(J:J,C:C,"借",D:D,1)=SUMIFS(J:J,C:C,"貸",D:D,1)如果前面的記賬憑證沒有錯誤的話，期末的匯總額借貸方應該是相等的，如下小圖效果。2、可以對余額進行是否相等的平衡校驗，例如上面示范小圖中的M4單元格，在M4單元格輸入公式：=IF(M2=M3,"平","不平")任務說明平衡校驗

5.3 本節教學或學習重點

本章的文字篇幅不長，然而做起來卻不容易，需要比較細心才能做好，首先是因為公式雖然只用到三個函數（if，sumif，sumifs)，但是組合這些函數使用的時候，公式比較長。其次需要有一定的基礎會計的知識，可多閱讀一些會計原理的書籍，最后，由于計算機處理賬務與傳統的手工處理還是有不同之處，建議讀者多閱讀前面《點水刃木：EXCEL會計信息系統設計與應用（之一）》相關的內容以增強理解。

視頻操作請參考這里

EXCEL會計信息系統設計與應用(五)科目總賬配套視頻